Sua organização tomou uma decisão de negócios importante: otimizar seus processos intercompanhia. E com razão, já que essa estratégia oferece inúmeros benefícios impactantes:

É uma oportunidade para realizar uma avaliação completa e avaliar os processos atuais, para ver o que está funcionando e o que não está e, em seguida, traduzir isso em um plano acionável.

Automatizando processos, as organizações economizam muito tempo – então as equipes trabalham de maneira mais eficiente, podem gerenciar problemas por exceção e se concentrar em tarefas estratégicas e significativas.

Os benefícios de tal movimento — um fechamento extremamente rápido, minimização de vazamentos fiscais e liberação de capital de giro — são obtidos em todas as funções da empresa.

No entanto, como um agente de mudança intercompanhia, ainda há um obstáculo a ser superado – preparar o terreno internamente para que todas as partes interessadas sejam informadas e se tornem crentes na otimização. Então, como você navega por essa parte da jornada de gerenciamento de mudanças?

Superando a Resistência Interna da Empresa

A resistência por parte das partes interessadas é um subproduto natural da mudança proposta. As pessoas frequentemente querem continuar usando as mesmas metodologias às quais estão acostumadas, desde que percebam que estão fazendo o trabalho bem o suficiente.

Superar essa resistência é essencial para uma jornada de otimização bem-sucedida. Caso contrário, o processo pode levar muito tempo, resultar em disputas ou falhar completamente. Os agentes de mudança devem educar as partes interessadas sobre a legitimidade da missão e o valor que ela pode trazer para o seu papel.

Mas como convencer indivíduos que preferem compartilhar planilhas a abraçar uma maneira mais eficiente e automatizada de fazer as coisas? Começa refinando sua avaliação de impacto dos processos atuais.

Seu Roteiro de Otimização Intercompany

Provavelmente, sua organização já desenvolveu anteriormente uma avaliação de impacto dos processos atuais como uma maneira de decidir avançar com a otimização intercompanhia. A avaliação explica o “porquê”, a justificativa para embarcar nessa jornada.

Você deve refinar este documento para que ele esclareça como os processos atuais estão prejudicando as eficiências intercompanhia e como a organização pode atender aos objetivos de negócios melhorando-os.

A avaliação deve então ser aproveitada para definir uma visão do estado futuro que identifique objetivos “estrela do norte”, métricas acompanhantes e objetivos organizacionais que determinem como será o sucesso da otimização intercompanhia.

Isso deve então ser traduzido em um roteiro de execução que traduza os objetivos em um plano de ação, alinhado às expectativas essenciais da liderança. As métricas informam o que se torna uma abordagem baseada em evidências para mostrar às partes interessadas como a organização alcançará seu destino de otimização.

Armado com esses recursos, você tem uma ferramenta de apresentação para ajudá-lo a convencer as partes interessadas em todo o ecossistema intercompanhia.

Montando sua Equipe

Dominar a venda interna muitas vezes requer aconselhamento experiente para ajudá-lo a identificar os principais impulsionadores de valor para cada função e apresentar um caso que ressoe. Portanto, recrute parceiros internos e externos que possam oferecer inputs úteis ou desempenhar um papel ativo no processo de gerenciamento de mudanças.

Esses membros da equipe podem incluir:

Campeões da Mudança – Indivíduos que darão um endosso completo à empresa completando a jornada de otimização intercompanhia e podem falar a língua de Finanças, Contabilidade, Tributação, Tesouraria e outras funções.

Consultores – Às vezes, faz sentido procurar parceiros externos intercompanhia familiarizados com uma jornada de otimização e que tenham experiências para orientá-lo através de várias etapas do processo.

Proprietário Global do Processo (GPO) – A responsabilidade é fundamental para o sucesso, e identificar um indivíduo responsável pelo processo intercompanhia ajuda a construir um modelo de entrega de serviço com mais locais regionais, criando sinergias e reduzindo custos.

Fornecedor de Software – Se você tem um parceiro de soluções em mente, como a BlackLine, que pode aproveitar as capacidades de automação para simplificar e transformar positivamente os processos intercompanhia, você pode querer aproveitar suas experiências com clientes semelhantes para obter ideias e soluções. Por que pioneirar uma solução única quando as chances são de que haja casos de uso prontamente disponíveis com métricas de suporte à sua disposição?

Com sua equipe de otimização no lugar, você está pronto para fazer a venda interna para as partes interessadas e, em última análise, obter seu apoio.

Entrando em Contato com Funções Chave

É neste ponto que a comunicação assume um papel crítico. Comunicações consistentes e contínuas entre as funções ajudarão a mitigar preocupações e resistência à mudança para que todas as partes interessadas sejam mantidas informadas sobre a estratégia, compreendam como suas operações irão melhorar as operações intercompanhia e se tornem crentes.

No cerne da sua apresentação está mostrar como o trabalho de cada função melhorará exponencialmente através da visibilidade de dados precisos e de alta qualidade. Algumas “abordagens” incluiriam os seguintes conceitos:

A automação facilita sua vida. Simplificar os processos intercompanhia substituindo tarefas manuais demoradas por automatizadas e adotando uma solução de melhor qualidade economizará tempo, encurtará o fechamento, liberará capital de giro e instilará confiança na tomada de decisões.

A moral recebe um impulso. Como as equipes estarão livres de ter que reconciliar constantemente desequilíbrios, elas podem gerenciar por exceção e se concentrar em tarefas mais significativas e estratégicas. Tais melhorias impactarão positivamente toda a organização, incluindo funções que não interagem diretamente com a nova plataforma.

Estamos todos conectados. Um desafio de gerenciar operações intercompanhia é o fato de que as funções frequentemente trabalham em silos sem muita comunicação ou colaboração. No entanto, a qualidade do trabalho de todos depende da qualidade dos dados que entram no sistema em qualquer ponto do ecossistema intercompanhia. A otimização quebra barreiras e fornece visibilidade para que todas as funções trabalhem com os mesmos dados precisos.

Uma Oportunidade de Melhoria de Processos Intercompany

Como resultado do desenvolvimento de uma avaliação de impacto, reunindo sua equipe e dominando a venda interna, você e outros agentes de mudança podem ajudar sua organização a seguir uma jornada de otimização intercompanhia eficiente. Ao educar as partes interessadas sobre os benefícios da otimização, elas entendem por que a organização está dando esse passo e como isso melhora a forma como conduzem seu trabalho. É uma receita infalível para tornar a otimização intercompanhia uma realidade com um resultado de “todos ganham”, que garante uma implementação e implantação eficientes e suaves.

texto adaptado de BlackLine USA