De acordo com a Lei Sarbanes Oxley (SOX) de 2002 e outras leis, se tornou cada vez mais importante ter atenção plena aos processos de reconciliação contábil. Qualquer erro, intencional ou não, pode vir à público diante de uma auditoria e ser fatal para a reputação da empresa.
Por isso, selecionamos 4 dicas para melhorar seu processo de reconciliação contábil.
Boa leitura!
1. Não deixe nenhuma conta para trás
O primeiro passo para aprimorar seu processo de reconciliação contábil é se certificar de que nenhuma conta ficou para trás. Por isso, tenha certeza de que todas as contas estão conciliadas, incluindo as novas. Além disso, observe se cada conciliação possui um título, descrição da conta, procedimentos e instruções sobre como finalizar a reconciliação.
Também é preciso que cada conciliação tenha a devida documentação, apoiando o saldo desta conta. Tudo isso deve ser incluído junto com a reconciliação para que a empresa não tenha problemas durante o processo.
2. Precisão das informações
Na reconciliação contábil devem constar as informações mais precisas e atualizadas, como as pertinentes ao último balanço. Além disso, para garantir que as informações são precisas, é necessário incluir um extrato bancário para apoiar as contas apresentadas.
Tenha bastante atenção nas contas que possuem saldos incomuns, como as que possuem saldo devedor, contas a receber ou saldos a crédito.
3. Estabeleça prazos para cada etapa da sua reconciliação contábil
A reconciliação contábil pode acontecer de forma mensal, trimestral ou semestral, dependendo de cada caso. Entretanto, os esforços contábeis devem ser contínuos, para que não haja confusões ou sobrecargas nas datas de fechamento. Para isso, estabeleça prazos para cada etapa e mantenha os dados sempre atualizados.
É interessante ter mecanismos para acompanhar status e informações pertinentes. Hoje, a tecnologia é de grande auxílio para automatizar etapas, armazenar dados na nuvem, além de facilitar o acesso aos gestores para tomadas de decisão. Com isso, os prazos são cumpridos e não há sufoco em todo fechamento. Além disso, em casos em que há erros, o planejamento permite correções em tempo hábil antes do fechamento.
4. Revisite os processos e faça as melhorias necessárias
O processo de reconciliação contábil pode e deve passar por melhorias constantes. Revisite o modus operandi de sua equipe. Aquela história de que em time que está ganhando não se mexe é falha. Em time que está ganhando se investe, se aprimora.
Além disso, revisitar os processos garante que erros comuns sejam evitados ou assim como uma carga excessiva de trabalho apenas no período de fechamento. A experiência e histórico da empresa também devem ser considerados, afinal, com o tempo é possível padronizar ações para ter ainda mais consistência, exatidão e integridade nos processos.
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