Muito tempo e planejamento são investidos na gestão do setor de contas a receber de um negócio. Não apenas exige a reunião da equipe certa, mas a organização deve adotar uma solução tecnológica robusta que processe pagamentos de forma eficiente e auxilie na determinação de processos eficazes de cobrança.

 

No entanto, a forma como diferentes organizações configuram seus departamentos de contas a receber pode variar muito de uma para outra.

 

BlackLine e a Associação Nacional de Gerenciamento de Crédito

Para entender melhor essas variações, BlackLine e a Associação Nacional de Gerenciamento de Crédito (NACM, na sigla em inglês) realizaram uma pesquisa que questionava como as equipes de contas a receber coletam pagamentos e que tipos de tecnologias elas usam.

 

Um grande destaque da pesquisa: Um alto percentual de organizações depende de processos manuais e ineficientes para gerenciar os processos de contas a receber e tem evitado automatizá-los, mesmo que muitas estejam cientes dos benefícios a curto e longo prazo.

De acordo com a pesquisa BlackLine/NACM, 26% dos entrevistados disseram que não estão procurando automatizar nenhum processo de contas a receber neste momento. Os resultados da pesquisa também mostram:

 

• 32% dos entrevistados usam relatórios manuais e planilhas.
• 70% dos entrevistados disseram que seus clientes recebem faturas por e-mail.
• 43% usam um ERP sem automação para gerenciar a aplicação de caixa.
• 47% usam e-mail para processar pedidos de crédito do cliente.
• 41% dependem de métodos ad hoc para gerenciar cobranças, como entrar em contato com os clientes individualmente quando as dívidas estão vencidas.
• 35% usam recursos básicos dentro de seu software de contabilidade para relatórios e análises.

 

Então, o que está impedindo essas empresas de avançar com a automação? De acordo com a pesquisa e nossas conversas com clientes, as mesmas razões parecem surgir repetidamente. Por exemplo, muitos acreditam que encontrarão grande resistência dentro de suas organizações, ou antecipam problemas ao tentar integrar um novo sistema com um existente.

 

Embora esses desafios sejam reais, muitas vezes são baseados em suposições falsas sobre a jornada de automação de contas a receber. Em alguns casos, esses “mitos” impedem que as empresas economizem tempo e custos significativos.

 

Alguns dos benefícios que as organizações alcançam ao automatizar o processo de contas a receber incluem:

• Redução do tempo de processamento e aumento da eficiência.
• Melhoria do fluxo de caixa e redução do DSO (dias de vendas pendentes).
• Melhoria da experiência do cliente por meio de processamento de pagamentos mais rápido e preciso.
• Melhoria da precisão no processamento de faturas e lançamento de pagamentos.
• Aumento da visibilidade e controle sobre as contas a receber.

 

Vamos examinar os 5 mitos da automação de contas a receber para ver como as empresas podem superá-los para alcançar maior eficiência e lucratividade.

 

Mito #1: Nosso ERP funciona muito bem para processar pagamentos. Por que mudar?

A pesquisa BlackLine-NACM mostra que quase metade das empresas usa um ERP sem automação para gerenciar a aplicação de caixa. A mentalidade de muitas organizações é que estão trabalhando com uma tecnologia que não vai a lugar algum, já que os ERPs servem como um sistema eficaz de armazenamento de dados. Muitos assumem, então, que é eficiente usar os mesmos ERPs para processar pagamentos.

 

O problema de depender exclusivamente de um ERP para lidar com o processamento de contas a receber é que não é uma solução escalável ou sustentável. Ele pode oferecer poder de processamento suficiente para você passar por este ano, mas à medida que a capacidade diminui e o número de funcionários aumenta — o que é atualmente o caso de empresas ao redor do mundo — aqueles que não automatizam os processos de contas a receber ficarão para trás.

 

Mito #2: Há muita resistência dentro da organização. Nunca conseguiremos convencer as pessoas a usar um sistema diferente.

Nossa pesquisa mostra que 22% dos entrevistados que estão prontos ou principalmente prontos para automatizar os processos de contas a receber foram impedidos pelo medo de encontrar resistência de funcionários ou partes interessadas dentro da organização. É verdade que a maioria das pessoas que estão acostumadas a fazer as coisas de determinada maneira não recebem bem a mudança, mas quando os líderes de contas a receber apresentam o caso comercial para a automação para aqueles na linha de frente — e eles percebem as enormes economias de tempo e a capacidade de expandir o escopo de seu próprio trabalho — rapidamente se aquecem à ideia.

 

Também parece que as partes interessadas são mais receptivas à noção de automatizar processos de contas a receber do que se pode imaginar. Quando os entrevistados na pesquisa foram questionados sobre a capacidade de suas empresas para automatizar processos, apenas 18% disseram que suas organizações eram “fortemente resistentes” à mudança e preferiam processos manuais, enquanto 43% eram “um pouco resistentes à mudança, mas abertos a discussão” e quase 40% disseram que estavam “totalmente prontos” para automatizar ou “principalmente prontos”, mas aguardando aprovação do orçamento.

 

Mito #3: Temos uma equipe sólida no lugar. Não devemos perturbar as coisas e causar estresse às pessoas.

Um dos aspectos mais significativos da gestão de processos é construir uma equipe e estabelecer procedimentos para que todos saibam seus papéis e como se comunicar melhor. Quando uma equipe de contas a receber parece estar funcionando bem, é compreensível que os gerentes hesitem em fazer até o ajuste mais pequeno.

 

Mas quando os gerentes olham para o quadro geral, tendem a perceber que existem fatores de mercado fora de seu controle que irão perturbar mesmo as melhores estratégias de pessoal. Nomeadamente, uma escassez de mão de obra que está impactando empresas ao redor do globo. Está ficando mais difícil do que nunca para as organizações reterem talentos e expandire

 

m a capacidade. Nossa pesquisa revelou que quase metade dos entrevistados disse que suas equipes de cobrança devem ajudar a aplicar pagamentos durante períodos movimentados. Quando as equipes estão sobrecarregadas, processos estabelecidos podem rapidamente se desfazer — prejudicando a eficiência e produtividade em todo o departamento.

 

Quando os processos são automatizados, no entanto, as equipes não precisam seguir um conjunto rígido de tarefas para que as coisas continuem avançando. Elas podem ser mais flexíveis sabendo que as coisas não vão desmoronar se um membro da equipe, por exemplo, ficar doente ou tirar folga. Ainda mais, como resultado do uso de processos mais eficientes, os membros da equipe recuperam horas de tempo e podem gerenciar por exceção, liberando-os para se concentrar em tarefas estratégicas que agregam valor. Isso melhora a moral e a satisfação no trabalho, bem como a capacidade de uma empresa de reter talentos e evitar perturbações na capacidade.

 

Mito #4: Seria muito difícil integrar um novo sistema com o que estamos usando atualmente, e não temos recursos para oferecer treinamento para preparar nossa equipe.

Questões de integração são frequentemente a maior preocupação quando se trata de automatizar processos de contas a receber. Se os dados de um novo sistema não puderem corresponder aos do sistema atual, ou se as equipes tiverem dificuldades em aprender a usar a nova solução, isso pode criar caos dentro da organização.

 

A questão é que as empresas não podem se dar ao luxo de não integrar (e com processos de integração modernos, muitas vezes descobrem que a jornada de integração de dados é muito mais fácil do que esperavam). O cenário atual mostra organizações lutando para processar as transações mais básicas diariamente. De acordo com a pesquisa BlackLine-NACM:

 

• 29% dos entrevistados disseram que passam muito tempo descobrindo “o que fazer primeiro” ou corrigindo erros.
• 28% enfrentam o desafio do grande volume de pagamentos que precisam ser processados.
• 24% acham que a falta de visibilidade no sistema dificulta o gerenciamento de contas a receber.
• 19% enfrentam dificuldades com a falta de dados de qualidade e sua lenta movimentação pelo sistema.

 

Com esses desafios, não é de admirar que mais de um terço das empresas pesquisadas estavam trabalhando com uma carteira de contas a receber das quais 5% a 10% estão vencidas.

 

Quando os processos de contas a receber são automatizados, no entanto, essas ineficiências são reduzidas. As equipes são imediatamente notificadas quando uma fatura precisa de atenção para que possam resolver problemas e acelerar os pagamentos, e um parceiro tecnológico experiente pode fornecer treinamento para que uma equipe esteja pronta para começar a usar o novo sistema no primeiro dia.

 

Além disso, este treinamento não precisa se limitar apenas ao uso do sistema. A automação traz oportunidades para mudanças procedimentais, e trabalhar com o fornecedor de tecnologia certo é uma ótima chance de aproveitar seu conhecimento setorial e melhores práticas.

 

Mito #5: Se mudarmos as coisas, isso poderá causar problemas com os relacionamentos que desenvolvemos com nossos clientes.

Sempre há algum nível de interrupção nos processos de contas a receber quando a otimização acontece, mas quando uma empresa investe em um sistema de ponta, minimiza os problemas. Outra coisa a ter em mente são os benefícios que podem ser alcançados com a automação — benefícios que impactam diretamente e positivamente nos relacionamentos com os clientes.

 

Um dos maiores problemas ao trabalhar com um sistema lento ou ineficiente, especialmente aqueles que não oferecem visibilidade em todo o ecossistema, é que os contatos com os clientes podem ser problemáticos. Por exemplo, membros da equipe podem pensar que um cliente precisa ser contatado quando na verdade devem esperar. Um exemplo seria se o pagamento do cliente já tiver sido feito, mas a equipe de contas a receber ainda não percebeu.

 

Um sistema automatizado, por outro lado, notifica imediatamente as equipes de contas a receber quando um cliente pode precisar ser contatado e até mesmo como melhor fazê-lo. O sistema aprende e fornece insights sobre os comportamentos do cliente que destacam como um cliente prefere ser contatado e qual método de contato gerou mais pagamentos desse cliente no passado. Eles respondem melhor a uma ligação telefônica, ou a um e-mail, ou a um SMS? Esses pontos de dados ajudam a dar ao cliente uma melhor experiência e mantê-lo feliz … e pagando!

 

Seguindo em Frente com a Automação de Contas a Receber

É compreensível que muitas empresas antecipem sentir alguma dor ao enfrentar a perspectiva de automatizar suas operações de contas a receber. Mas em nossa experiência de acompanhar clientes enquanto fazem essa jornada, essas preocupações muitas vezes são infundadas.

 

Em nossa pesquisa BlackLine-NACM, as empresas apresentaram o que viram como seu maior foco em contas a receber ao longo dos próximos 18 meses. Em ordem de importância, esses objetivos incluíram:

 

1. Desenvolver um foco mais forte no gerenciamento de relacionamento com o cliente para melhorar os prazos de pagamento e reduzir os saldos pendentes.
2. Implementar um novo software de contas a receber para simplificar os processos e melhorar a eficiência.
3. Fortalecer os controles internos para minimizar o risco de fraude ou erros na gestão de contas a receber.
4. Expandir para novos mercados ou linhas de produtos para aumentar a receita e o fluxo de caixa.
5. Implementar novos métodos de pagamento ou opções de financiamento para oferecer aos clientes mais flexibilidade e conveniência.

A automação de processos de contas a receber permite às empresas apoiar e alcançar todos esses objetivos, além de fornecer uma solução sustentável, para que percebam benefícios impactantes no primeiro ano e nos muitos anos seguintes.