É tempo de auditoria. As equipes se preparam para passar por um período de provação. Horas e mais horas são gastas ao longo de semanas, quiçá meses. Uma sala já foi dedicada exclusivamente para o auditor, que passa a “morar” na empresa. Pessoas são alocadas para fornecer as milhares de informações solicitadas a todo momento. Este é um cenário comum na vida de muitas companhias e, por isso, talvez, você tenha se identificado. A boa notícia é que o processo de auditoria pode ser radicalmente otimizado com o uso da tecnologia, acabando de vez com os traumas do passado.

Neste artigo você verá como ferramentas tecnológicas tornaram as auditorias mais rápidas e práticas, entenderá também que as auditorias não devem ser encaradas como vilãs, mas como procedimentos necessários para validar suas estratégias e garantir a continuidade dos seus negócios. Preparado? Confira a seguir:

Mocinha ou vilã: O verdadeiro papel das auditorias

Antes de falarmos sobre como a tecnologia modificou de vez o cenário de auditoria, é preciso entender a importância que esse processo tem para a continuidade e o crescimento das empresas. O enredo sobre os auditores e as dificuldades normalmente encontradas durante esse processo criaram um mito em torno das auditorias: um processo burocrático, desnecessário, demorado, custoso e que não traz retorno.

Mas a verdade é que as auditorias são fundamentais para contribuir com o aprimoramento das atividades de uma empresa, além de combater fraudes e até roubos dentro da própria companhia. Um recurso muito útil aos gestores que precisam validar se os processos estabelecidos na empresa estão sendo seguidos corretamente e se atendem à legislação. Uma fotografia real dos negócios, que confere ainda maior transparência para todo o mercado – fornecedores, colaboradores e consumidores.

As auditorias podem ser internas ou externas. As auditorias internas são realizadas pelos próprios colaboradores auditores, com o objetivo de avaliar a segurança e o cumprimento dos processos internos. Já as externas costumam ser executadas por auditores terceiros independentes com o fim de legitimar os dados fornecidos pela companhia. Empresas com receita bruta superior a R$ 300 milhões obrigatoriamente devem passar por auditorias externas e submeter suas demonstrações contábeis para análise.

Por fim, são vários os processos e áreas que podem ser submetidos à uma auditoria, por exemplo, a área contábil, financeira, operacional, sistemas, qualidade, ambiental entre outras. Contar com a tecnologia certa é a chave para obter os benefícios sem sacrifícios desnecessários de uma boa auditoria.

Como a tecnologia pode ajudar com auditorias?

Como dissemos, atualmente a tecnologia pode ajudar na realização de auditorias tornando o processo muito mais simples, rápido e confiável. Antes, os processos manuais e baseados em planilhas dificultavam o acesso do auditor às informações, além de conter erros e distorções de difícil resolução. Por isso, o trabalho da auditoria era tão demorado e cansativo para todas as partes envolvidas.

De um lado, ferramentas de gestão de processos, permitem desenhar e validar os processos das diferentes áreas dentro de uma companhia e garantir a governança necessária no cumprimento de regras internas e externas, como a LGPD ou a implementação de ISOs. Outras possibilitam também a gestão centralizada de documentos, evitando problemas com as inúmeras versões que circulam entre os departamentos. A GlobalSuite, por exemplo, é uma plataforma para gestão de GRC (Governança, Risco e Compliance) baseada em nuvem que contribui muito com os processos de auditoria e permite essa gestão centralizada.

De outro lado, ferramentas de automação financeira garantem a confiabilidade dos dados, fornecem visibilidade sobre o negócio com informações em tempo real e possibilitam extrair diferentes relatórios para análises diversas. A Blackline, por exemplo, ferramenta de automação financeira eleita por quatro anos consecutivas líder do quadrante Gartner, fornece ainda uma trilha de auditoria com acesso em nuvem aos auditores externos, sem que seja necessário alocação in house desses profissionais. Lembra da história de semanas ou meses com um hóspede indesejado? Isso ficou no passado!

Essas ferramentas são ainda mais importantes quando se precisa lidar com um grande volume de dados dos seus clientes. Elas evitam erros, economizam tempo e garantem a realização de tarefas com uma velocidade impossível de ser feita por homens.

Em geral, ao contar com a automação financeira em seu negócio, você pode usufruir dos seguintes benefícios:

• Relatórios financeiros aprimorados: por meio de um bom software de automação, é possível contar com relatórios confiáveis, sem incidência de erros;
• Economiza tempo: conciliações, análises…tarefas que levariam dias, passam a ser executados em horas;
• Padronização: todos os processos são feitos de maneira padronizada, o que facilita a visualização de informações;
• Alocação de pessoal: com o tempo de sobra, os membros da sua equipe podem se concentrar na resolução de problemas mais complexos;
• Informação em tempo real: a informação que você precisa, quando você precisa!

Quando se conta com ferramentas do tipo, a sua empresa pode ganhar credibilidade dentro do mercado. Ao se tornar uma referência de processamento, é possível se destacar e conseguir chamar ainda mais atenção por parte dos seus clientes.

Em todo caso, apenas como dica para você facilitar o seu processo de auditoria: invista em ferramentas que funcionam na nuvem. Isso vai te ajudar a ter acesso às informações de qualquer lugar, bastando ter internet para conseguir processar os dados.

Fale conosco e saiba como podemos ajudá-lo a ter sucesso com futuras auditorias!