A vida de um contador de uma empresa fictícia é transformada quando o negócio decide adotar o BlackLine para otimizar os processos intercompany

Julio trabalha na contabilidade corporativa, gerenciando transações intercompany e eliminações para relatórios consolidados em uma grande corporação multinacional adquirente que oferece serviços financeiros. Ele desempenha essa função há sete anos e às vezes se pergunta como conseguiu permanecer tanto tempo nesse cargo.

O sistema (ou sistemas) para gerenciar transações intercompanhia é desorganizado, para dizer o mínimo. Cada região possui seus próprios métodos para processar transações, e toda vez que uma nova entidade é adquirida, a equipe de Julio precisa se familiarizar com um novo sistema. Enquanto isso, o setor fiscal entra em uma espiral descendente ao se preparar para cumprir o modelo operacional em evolução e as regulamentações jurisdicionais.

Grande parte do trabalho de Julio envolve processos manuais. Apenas para garantir que não está perdendo nada, ele verifica e re-verifica as transações e depois as verifica novamente. Seria uma coisa se todas as transações passassem pelo setor corporativo, mas muitas passam apenas entre unidades de negócios isoladas, deixando Julio inseguro se está vendo todas as transações.

Como a empresa expandiu rapidamente ao longo dos anos, compilou uma série de sistemas ERP distintos e subledgers desconectados. Cada fechamento é acompanhado por disputas, baixas, reafirmações e vazamentos fiscais que Julio acredita serem excessivos.

O que torna as coisas especialmente difíceis para Julio é a falta de visibilidade. Ele e sua equipe fazem o melhor para navegar por esse campo descentralizado de incertezas, mas a verdade é que ninguém se sente tão bem informado quanto deveria. Eles precisam acompanhar diferentes políticas e regras que regem fluxos de trabalho, delegação de autoridade, relacionamentos comerciais e compensação. Cada região parece ter suas próprias diretrizes para determinar coisas como limites de demonstrações financeiras, preços de transferência e moedas restritas. E para piorar, a empresa está sendo auditada!

Houve discussões sobre melhorar as coisas, mas até agora, essas mudanças não se concretizaram. Então, Julio e sua equipe aprenderam a conviver com a operação nesse ambiente caótico – que eles brincam chamando de “oeste selvagem intercompanhia”.

Ainda assim, o estresse que muitos deles sentem levou Julio e seus colegas a considerar sair para trabalhar em uma empresa que adotou novas estratégias e tecnologias e otimizou seus processos intercompanhia.

Três Dias para o Fechamento — Uma Corrida Contra o Tempo

Hoje, Julio está no trabalho mais cedo do que o habitual porque sabe o que está por vir. Com o fechamento a apenas três dias de distância, ele e sua equipe começaram a correria louca que acontece a cada trimestre (e muitas vezes a cada mês). Ele está prevendo que os próximos dias serão longos e estressantes. Prepare-se para uma semana de noites sem dormir, ele pensa, enquanto toma sua segunda xícara de café.

Julio olha para sua planilha com a crescente lista de desequilíbrios de transações. Ele precisará pesquisar manualmente cada um para tentar determinar por que não correspondem. Hora de entrar no modo detetive e tentar descobrir por que esses pagamentos não correspondem às faturas, ele pensa. Quem não está fazendo seu trabalho corretamente? Ambas as partes podem estar em falta? Talvez alguém tenha errado um número de ordem de compra, ou talvez as duas entidades não tenham sido claras sobre qual preço de transferência concordaram inicialmente. Ou o problema pode ser que eles estão usando dois ERPs diferentes que não conseguem se comunicar entre si?

Julio pensa nas muitas horas que vai passar tentando resolver disputas complicadas. Não vou apenas precisar ser detetive, mas também árbitro. Mesmo enquanto antecipa a gestão dessas questões contábeis intercompanhia, Julio tem outra preocupação em mente: A apresentação de talentos da escola da sua filha é amanhã à noite, e ele está preocupado que vá perder, assim como fez no ano passado. Claro, vou assistir ao vídeo com ela no fim de semana, mas não será a mesma coisa que estar lá.

Dois Dias para o Fechamento — Desvendando Disputas

Julio vem revisando uma lista contínua de transações não resolvidas – as mesmas que ele vem olhando há mais de uma semana. Ele tentou entrar em contato com as diferentes entidades envolvidas, mas a maioria não está respondendo seus e-mails, e as poucas que responderam afirmam que “o problema não está do nosso lado”.

Há uma que tem sido especialmente complicada. É um desequilíbrio entre as entidades dos EUA e do Reino Unido. Julio tem ido e vindo com ambos e acredita que há um problema que nenhum deles está vendo. Ele começa ligando para a subsidiária do Reino Unido e explica o desequilíbrio, enfatizando que eles têm muito pouco tempo para resolver isso. O contador do Reino Unido não recebe bem essa informação e, com emoção em sua voz, explica a Julio que essa transação diz respeito a um pagamento de desempenho, que poderia impactar diretamente as margens de lucro. Então, Julio ouve a resposta temida: “Fizemos tudo certo. Desculpe, teremos que concordar em discordar”.

Julio sente seu coração começar a acelerar. Ele já consegue ver onde isso vai dar. Se isso não for resolvido antes do fechamento – e parece muito duvidoso que será – essa transação não conciliada nos assombrará por semanas, talvez meses. Ninguém tem tempo para lidar com essa disputa, e o CFO deixará claro que está drenando nossos recursos limitados. Ainda pior, isso poderia levar a uma retificação, tudo porque dois contadores em países diferentes não conseguem descobrir onde está o problema!

Um Dia para o Fechamento — Disposições e Problemas de Auditoria

O telefone de Julio toca. É o Controlador querendo saber quando ele vai resolver todos os desequilíbrios e disputas materialmente significativos. A ligação não é uma surpresa. Julio já recebeu ligações e e-mails do setor fiscal, tesouraria e do CFO com as mesmas perguntas: Esses problemas serão resolvidos antes do prazo de fechamento, e cada um será acompanhado de documentação de suporte para permitir a resolução e o suporte à conformidade?

Julio faz o possível para garantir ao Controlador que vem trabalhando nisso há dias e planeja resolver todos os problemas e desequilíbrios transacionais, mas o Controlador está audivelmente nervoso. Ele começa a lançar palavras como retificações, baixas e vazamentos fiscais. Depois de desligar o telefone, Julio é tomado por uma realidade fria: A verdade é que eu realmente não sei se consigo fazer isso. Sem visibilidade em diferentes repositórios de dados, estou voando às cegas. De repente, Julio começa a sentir que seu emprego pode não estar mais seguro. As consequências disso podem ser grandes demais.

Julio está tão preocupado que falha em perceber que o CFO lhe enviou um e-mail. É sobre a auditoria e quais informações estão sendo solicitadas. Além disso, elas precisam ser enviadas até o meio-dia de amanhã. O CFO lembra a ele que falhar na auditoria pode prejudicar a reputação da organização e até mesmo impactar o preço das ações. Julio olha para sua lista de transações e sente seu coração bater mais rápido. Este deve ser o pior momento para ser auditado! Ele diz ao CFO que enviará as informações assim que puder.

Mas então ele descobre um problema. Ele pode acessar as informações que estão em seu computador, mas o que é mantido pela Alemanha e China parece existir em um buraco negro. Julio envia um e-mail para ambas as regiões, sabendo que levará horas até que ambos os controladores estejam acordados e aptos a lerem.

Julio faz uma pausa para comer um sanduíche. Durante seu breve período de inatividade, ele pensa no caos que ele e sua equipe enfrentam todos os meses. O estresse, o tempo perdido com a família e as enormes horas gastas em tarefas insignificantes. Como faz perto de cada fechamento, Julio se pergunta se é hora de atualizar seu currículo e começar a procurar uma oportunidade melhor. Eu simplesmente não sei por quanto tempo consigo aguentar isso. O estresse é insuportável. Eu valorizaria meu trabalho aqui muito mais se não estivesse sempre apagando incêndios e, em vez disso, pudesse me concentrar em tarefas importantes e estratégicas. O problema é que, se eu sair, apenas acrescentarei ao fardo dos membros da minha equipe, e não posso fazer isso com eles.

Deve haver uma maneira melhor de gerenciar essas transações, ele pensa. Então, Julio envia um e-mail para o CFO sobre os problemas com os quais ele e sua equipe têm lutado e sugere que os processos sejam automatizados, que tenham visibilidade em toda a empresa e trabalhem a partir de um subledger centralizado. Então, ele liga para sua esposa para avisá-la de que estará trabalhando até tarde amanhã à noite e pede a ela para garantir que grave a apresentação de sua filha no show de talentos.

Do Caos à Otimização Intercompany

Enquanto Julio lutava para resolver transações e disputas, gerenciar dados para a auditoria e lidar com informações fiscais, os líderes da empresa de fato estavam buscando melhorar os processos de contabilidade intercompanhia da empresa. O que levou as coisas ao limite foi uma falha séria no sistema. Descobriu-se que a equipe de consolidação estava processando acidentalmente transações de terceiros como transações intercompanhia.

Como elas não estavam sendo eliminadas corretamente, estavam distorcendo os demonstrativos consolidados. Felizmente, as anomalias foram detectadas e relatadas aos consultores financeiros. Mas a liderança sabia que a situação poderia ter sido muito pior. Os auditores poderiam ter sido os responsáveis por identificar o problema, e a organização poderia ter precisado enviar retificações que poderiam ter sido caras e danificado a reputação da empresa. Ainda assim, foi um alerta de que a empresa precisava urgentemente otimizar seus processos intercompanhia.

A empresa escolheu as Soluções Intercompanhia da BlackLine para fazer isso, e em pouco tempo, a organização estava operando com uma série de ferramentas poderosas que permitiram experimentar diversos benefícios, como:

– Melhoria drástica na eficiência operacional com criação de transações alimentadas por IA
– Processos centralizados por meio de um único subledger intercompanhia virtual
– Simplificação de compensação e liquidação de transações intercompanhia

Três Dias para o Fechamento — Não Muito Longe no Futuro
Hoje, Julio está conversando com sua equipe. Eles estão rindo porque a empresa acabou de adquirir uma nova entidade que tem um sistema contábil diferente de qualquer um deles. Eles estão rindo do quão estressante isso teria sido antes de a organização adotar as Soluções Intercompanhia da BlackLine.

“Eu não consigo acreditar como a solução é capaz de automaticamente simplificar os dados da nova entidade através de nosso sistema centralizado e nos dar clara visibilidade”, diz Julio. Outro membro da equipe comenta que o suporte fiscal embutido na solução ajusta automaticamente os parâmetros da nova entidade. Ainda outro expressa surpresa com o quão rapidamente a auditoria foi concluída. “Finalmente sei como é gerenciar por exceção!”

“O que eu realmente aprecio”, diz Julio, “é que ganho tempo de volta, para poder gastá-lo de maneiras que ajudem a empresa a ganhar uma vantagem. E minha família está realmente feliz porque tenho sido mais presente para eles.”

O grupo continua sua conversa durante o almoço, que é oferecido pelo CFO como um agradecimento por permanecerem na empresa durante esses tempos difíceis. Ela lhes diz que está feliz porque seus trabalhos se tornaram muito mais fáceis.

Julio sorri. Ele se sente apreciado e ouvido. Além disso, ele sabe que estará saindo um pouco antes das 17h naquele dia. Sua fil

ha está se apresentando em um recital de música, e ele está ansioso para comparecer e depois levar a família para jantar no restaurante favorito de sua esposa.

A situação de Julio ressoa com o seu trabalho em finanças e contabilidade? Todos nós merecemos um pouco de graça, e não ter que pesquisar e examinar manualmente cada irregularidade no processo de fechamento financeiro poderia fazer uma enorme diferença no equilíbrio entre trabalho e vida de sua equipe de F&A e até mesmo na qualidade de vida deles.

texto adaptado de Blackline USA